Sihteerin koulutus

Sihteerin koulutus

Sihteerien työtehtävät ovat hyvin monipuolisia eri toimialoilla eri kokoisissa organisaatioissa ja yrityksissä. Sihteerin työ vaatii tarkkuutta, oma-aloitteisuutta sekä hyviä vuorovaikutustaitoja. Sihteeriksi voi kouluttautua esimerkiksi toisen asteen oppilaitoksissa, ammattikorkeakouluissa tai yliopistoissa painottuen kauppatieteelliseen alaan. Sihteerin työt painottuvat usein nopeatempoiseen työympäristöön toimistotyössä, henkilöstöhallinnollisissa sekä taloushallinnollisissa tehtävissä.

Sihteerin toimiala

Sihteerien toiminnan kenttä on hyvin laaja. Sihteerin työssä pääset työskentelemään toimistopalveluiden, tietohallinnon ja viestännän monipuolissa tehtävissä eri kokoisissa yrityksissä ja organisaatioissa. Voit toimia esimerkiksi kokoussihteerinä, pöytäkirjojen laatijana, puhtaaksikirjoittajana sekä muissa monipuolisissa toimistotehtävissä. Tiedotus sekä erilaisten tilaisuuksien järjestäminen ovat myös olennainen osa sihteerin työtä. Kenties eniten sihteerin työnkuvaan vaikuttaa työllistävän organisaation koko, toimiala ja sihteerin esimiehenä toimivan henkilön toimenkuva.

Sihteereitä työskentelee niin yksityisellä kuin julkisellakin sektorilla. Toimistotöissä sihteereitä työllistävät hänelle annettujen tehtävien hoitamisen välttämättömyys käytännön kannalta. Ilman asiakirjojen, asiakaspalvelun tai aikataulujen huolellista hoitamista ei organisaatioiden tai yritysten toiminta olisi sujuvaa. Kyseiset tehtävät ovat myös lakisääteisiä, mikä korostaa entisestään sihteerin roolin tärkeyttä työelämässä.

Lähinimikkeitä sihteerille ovat

• assistentti
• tradenomi
• merkonomi
• HSO-sihteeri
• johdon assistentti
• johdon sihteeri
• tradenomi HSO
• kauppatieteiden kandidaatti
• kauppatieteiden maisteri
• ostoassistentti
• henkilöstöassistentti                                                        
• henkilöstösihteeri

Sihteerin työn vaatimukset

Sihteeriltä vaaditaan useimmiten hyviä tietotekniksiä valmiuksia, järjestelykykyä, sosiaalisia taitoja, täsmällisyyttä sekä oma-aloitteisuutta, valmiuksia työskennellä kiireen ja paineen keskellä sekä kielitaitoa ja palveluhenkisyyttä. Toimistomainen ympäristö, päätetyöskentely sekä oman organisaation ja esimiehen edustaminen kuuluvat sihteerin päivittäiseen työnkuvaan. Tietokone on tärkeimpiä työvälineitä jota tarvitaan esimerkiksi sähköpostin sekä erilaisten toimisto-ohjelmien hallinnointiin. Tekstinkäsittelyohjelmat, henkilöstöhallintaohjelmat sekä tekstinkäsittelyohjelmat tulevat varmasti tutuiksi muiden sihteerin työssä tarvittaen ohjelmistojen ohessa.

Oman työnkuvan monipuolisuus määrittää tarkemmin sihteeriltä vaadittavat taidot. Ehdoton välttämättömyys on tietotekniikan ja toimisto-ohjelmien osaaminen sekä huolellinen ja järjestelmällinen työskentelytapa. Kirjallisen ja suullisen viestinnän osaaminen on myös tärkeää. Työ on useimmiten istuma- ja päätetyöskentelyä.

Sihteerin opinnot

Ammattikorkeakouluissa voi suorittaa sihteerin opintoja liiketalouden ammattikorkeakoulututkintona (AMK), jolloin tutkintonimike on tradenomi. Vaativimmat sihteerin tehtävät voivat edellyttää ylempää liiketalouden ammattikorkeakoulututkintoa (ylempi AMK) tai esimerkiksi yliopistossa suoritettua kauppatieteiden kanditaatin tutkintoa.

Toisen asteen koulutuksessa voi suorittaa liiketalouden perustutkinnon merkonomiksi. Merkonomin opintoja on mahdollista suorittaa myös oppisopimuskoulutuksena tai näyttötutkintona, oppilaitoksesta riippuen.

Sihteeri työelämässä

Työympäristö on usein toimistomainen ja työskentely on nopeatempoista. Työssä vaaditaan joustavuutta ja sopeutuvuutta, tehtäviä voi olla useitakin samaan aikaan ja työhön saattaa kuulua työnantajasta riippuen paljon matkustamista.

Toimistotyöt, henkilöstöhallintoon liittyvät tehtävät sekä taloushallintoon liittyvät tehtävät työllistävät sihteereitä eri toimialoilla niin kunnissa, valtiolla, yksityisellä sektorilla, seurakuntien virastoissa kuin erityyppisissä järjestöissäkin. Tyypillisiä työtehtäviä ovat muun muassa kokouksiin ja tilaisuuksiin liittyvät toimenpiteet, lähtevän ja saapuvan postin käsittely, päätetyöskentely tietokoneella eri ohjelmistojen parissa, henkilöstöasioiden hoitaminen sekä vuosikertomusten ja muiden dokumenttien laatimisessa avustaminen.

Johdon sihteerin tehtäviin kuuluvat monipuoliset esimiehen avustamiseen liittyvät tehtävät kuten aikataulujen ja matkojen organisointi. Informaation kerääminen eri lähteistä kulloisenkin tarpeen mukaan niistä raportoiden, tilastoiden ja asiakirjoja arkistoiden täyttävät myös sihteerien työpäiviä tiedottamisen ohella.

Palaa sivun alkuun

Lähteet : Ammattinetti.fi